Avis de confidentialité

Le présent avis explique comment Arkonex collecte, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de ses activités, notamment lors de la navigation sur son site web, de l’utilisation de ses formulaires et de ses communications avec ses clients, prospects et autres personnes qui interagissent avec l’entreprise.

1. Objet et portée

Le présent avis vise à fournir une information claire et accessible sur les pratiques d’Arkonex en matière de protection des renseignements personnels. Il s’applique notamment lorsque vous :

visitez ou utilisez le site web d’Arkonex;
remplissez un formulaire ou transmettez des renseignements à Arkonex;
communiquez avec Arkonex par courriel, téléphone ou autrement;
demandez des renseignements, une consultation ou un accompagnement;
interagissez avec Arkonex dans le cadre d’un mandat, d’un événement ou d’une candidature, selon le cas.

Le présent avis est rédigé en fonction des activités d’Arkonex au Québec, Canada.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Arkonex désigne une personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Responsable de la protection des renseignements personnels
Arkonex Inc.
Courriel : privacy@arkonex.ca
Adresse postale : 1250 Boul. René-Lévesque O, Montréal, Québec, H3B 4W8, Canada
Téléphone : +1 (514) 273-8536

Ces coordonnées servent à recevoir les demandes liées à la confidentialité, à l’exercice de droits et aux questions sur le présent avis.

3. Renseignements collectés

Selon le contexte, Arkonex peut collecter différentes catégories de renseignements personnels.

3.1 Renseignements fournis directement

Lorsque vous communiquez avec Arkonex ou utilisez un formulaire, Arkonex peut recueillir des renseignements comme :

votre nom et vos coordonnées;
le nom de votre organisation;
votre numéro de téléphone;
votre adresse courriel;
le contenu de votre message ou de votre demande;
les renseignements nécessaires pour qualifier votre besoin et orienter votre demande vers le bon service.

Le type de demande choisi dans le formulaire sert à orienter votre demande vers le service pertinent.

3.2 Renseignements collectés automatiquement

Lorsque vous naviguez sur le site, certains renseignements techniques sont traités automatiquement.

Livraison des pages. Comme pour tout site web, les serveurs qui livrent les pages reçoivent votre adresse IP, la page demandée, le type de navigateur et le moment de la visite. Le site est hébergé par Amazon Web Services. La police de caractères (servie par rsms.me) et la bibliothèque de recherche du site (servie par jsDelivr) sont chargées depuis ces services externes, qui reçoivent aussi votre adresse IP à ce moment.

Mesure d’audience. Arkonex mesure la fréquentation du site avec Umami, un outil installé sur un serveur qu’elle administre au Canada (Toronto). Cet outil n’utilise aucun témoin et n’enregistre pas votre adresse IP, et ce serveur ne tient pas de journal des visites. L’outil enregistre :

la page consultée, son titre, la date et l’heure, le site de provenance et, s’il y a lieu, les paramètres de campagne (utm) de l’adresse;
le type d’appareil, le navigateur, le système d’exploitation, la langue et la taille de l’écran;
le pays, déduit de l’adresse IP au moment de la visite (ni la région ni la ville ne sont enregistrées);
certaines actions sur le site, par exemple un clic sur le numéro de téléphone, sur l’adresse courriel ou vers la page de contact, ou l’envoi du formulaire, sans son contenu.

Pour compter les visiteurs sans témoin, l’outil calcule un identifiant technique à partir de l’adresse IP et du navigateur, brouillés avec une clé secrète. Cet identifiant change chaque jour : il ne permet pas de relier vos visites d’un jour à l’autre. Arkonex ne rapproche pas ces statistiques des demandes reçues par le formulaire ou par courriel. Ces renseignements servent uniquement à produire des statistiques globales pour améliorer le site. Ils ne servent pas à vous identifier, à établir un profil ni à faire de la publicité, et ils ne sont ni vendus ni communiqués à des tiers. Vous pouvez refuser cette mesure (voir la section 5.1).

3.3 Renseignements provenant de tiers

Dans certains cas, Arkonex peut recevoir des renseignements de la part de tiers, par exemple :

des fournisseurs techniques utilisés pour l’hébergement, les formulaires ou la sécurité;
des partenaires ou intervenants qui transmettent une demande;
des outils internes de gestion des demandes ou de suivi de relation.

Arkonex ne collecte pas plus de renseignements qu’il n’est nécessaire pour les finalités visées.

4. Finalités d’utilisation

Arkonex utilise les renseignements personnels notamment pour :

répondre aux demandes reçues;
évaluer les besoins exprimés;
orienter une demande vers le ou les services pertinents;
assurer le suivi d’une demande, d’un échange ou d’un mandat;
exploiter, maintenir et sécuriser le site web;
améliorer les services, les formulaires et l’expérience utilisateur;
produire des statistiques globales de fréquentation du site;
respecter certaines obligations administratives, contractuelles ou légales.

5. Témoins et technologies similaires

Le site d’Arkonex n’utilise aucun témoin de connexion (cookie) : ni pour son fonctionnement, ni pour la mesure d’audience, ni pour la publicité. La mesure d’audience décrite à la section 3.2 fonctionne sans témoin.

Si Arkonex ajoute un jour des témoins qui ne sont pas essentiels au fonctionnement du site, votre consentement sera demandé avant leur utilisation, et le présent avis sera mis à jour. Le détail figure dans l’Avis relatif aux témoins.

5.1 Vos choix

Refuser la mesure d’audience : utilisez le bouton « Ne pas mesurer mes visites » de l’Avis relatif aux témoins. Ce choix est gardé dans le stockage local de votre navigateur; il reste sur votre appareil et n’est pas transmis à Arkonex.
Signal de votre navigateur : si votre navigateur envoie le signal « Ne pas me suivre » (Do Not Track) ou Global Privacy Control, aucune visite n’est mesurée.
Stockage bloqué : si votre navigateur bloque le stockage local du site, aucune visite n’est mesurée, puisque votre choix ne pourrait pas y être enregistré.
Bloqueurs : les bloqueurs de publicité ou de pisteurs peuvent aussi empêcher la mesure. Le site continue alors de fonctionner normalement.

6. Communications à des tiers et transferts

Arkonex ne vend pas les renseignements personnels. Elle peut toutefois communiquer certains renseignements à des fournisseurs lorsque cela est nécessaire pour exploiter ses activités, son site ou ses formulaires.

Ces fournisseurs peuvent notamment intervenir pour :

l’hébergement et l’infonuagique;
la messagerie et les outils de collaboration;
les formulaires, l’ERP ou le CRM servant à la gestion des demandes;
la sécurité, l’anti-spam ou la détection d’abus;
certains services professionnels requis selon le contexte.

Les renseignements peuvent être hébergés ou traités au Québec, ailleurs au Canada ou, selon les fournisseurs utilisés, à l’extérieur du Québec et du Canada. À ce jour, le site et le formulaire de contact sont hébergés par Amazon Web Services aux États-Unis, et les demandes reçues par le formulaire sont transmises à Arkonex par courriel au moyen d’Amazon Simple Email Service. La messagerie d’Arkonex et les statistiques de visite sont hébergées sur un serveur loué au Canada (Toronto). Arkonex met en place des mesures contractuelles et organisationnelles visant à protéger les renseignements personnels lors de tels transferts.

7. Sécurité et conservation

Arkonex applique des mesures de protection proportionnelles à la nature des renseignements et aux risques, notamment :

le contrôle des accès selon le besoin de savoir;
des mesures techniques appropriées;
des sauvegardes et pratiques de gestion des vulnérabilités;
des engagements de confidentialité applicables;
des procédures internes en cas d’incident.

Arkonex conserve les renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire aux finalités décrites, puis les détruit, les anonymise ou les archive selon les exigences applicables. Les demandes sans suite peuvent être conservées pendant une période raisonnable pour assurer le suivi, tandis que les dossiers liés à un mandat peuvent être conservés selon la durée du mandat et les obligations applicables. Les statistiques de visite sont supprimées automatiquement après 25 mois.

8. Vos droits

Selon les lois applicables et votre situation, vous pouvez notamment demander :

l’accès à vos renseignements personnels;
la rectification de renseignements inexacts;
le retrait de votre consentement lorsque le traitement repose sur le consentement;
la communication, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, des renseignements informatisés que vous nous avez fournis, à vous-même ou à toute personne ou tout organisme autorisé par la loi à les recueillir (portabilité);
la suppression ou la désindexation dans certains cas;
de l’information sur les catégories de personnes ayant accès à vos renseignements et sur certaines communications effectuées, lorsque cela s’applique.

Certains droits peuvent être limités par la loi ou par certaines obligations de conservation, de confidentialité ou de sécurité.

9. Exercer vos droits, plainte et recours

Pour exercer un droit, poser une question ou transmettre une demande liée à la confidentialité, vous pouvez écrire à :

privacy@arkonex.ca

ou par la poste à :

Arkonex Inc.
1250 Boul. René-Lévesque O, Montréal, Québec, H3B 4W8
Canada

Arkonex peut demander une vérification d’identité raisonnable avant de répondre, afin de protéger la confidentialité des renseignements visés.

Si une insatisfaction persiste après une démarche auprès d’Arkonex, un recours peut exister auprès d’une autorité compétente, notamment :

au Québec : la Commission d’accès à l’information;
au Canada (fédéral) : le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

10. Mise à jour de l’avis

Le présent avis peut être mis à jour pour refléter l’évolution des pratiques d’Arkonex, de ses services ou des exigences applicables. La date de publication figurant en tête de page correspond à la version en vigueur.