Avis de confidentialité

Le présent avis explique comment Arkonex collecte, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de ses activités, notamment lors de la navigation sur son site web, de l’utilisation de ses formulaires et de ses communications avec ses clients, prospects et autres personnes qui interagissent avec l’entreprise. Cette portée correspond à l’avis maître d’Arkonex pour le site web et les formulaires.

1. Objet et portée

Le présent avis vise à fournir une information claire et accessible sur les pratiques d’Arkonex en matière de protection des renseignements personnels. Il s’applique notamment lorsque vous :

visitez ou utilisez le site web d’Arkonex;
remplissez un formulaire ou transmettez des renseignements à Arkonex;
communiquez avec Arkonex par courriel, téléphone ou autrement;
demandez des renseignements, une consultation ou un accompagnement;
interagissez avec Arkonex dans le cadre d’un mandat, d’un événement ou d’une candidature, selon le cas.

Le présent avis est rédigé en fonction des activités d’Arkonex au Québec, Canada.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Arkonex désigne une personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Responsable de la protection des renseignements personnels
Arkonex Inc.
Courriel : privacy@arkonex.ca
Adresse postale : 1250 Boul. René-Lévesque O, Montreal, Québec, H3B 4W8, Canada
Téléphone : +1 (514) 273-8536

Ces coordonnées servent à recevoir les demandes liées à la confidentialité, à l’exercice de droits et aux questions sur le présent avis. L’avis source prévoyait ces coordonnées comme éléments à compléter avant publication.

3. Renseignements collectés

Selon le contexte, Arkonex peut collecter différentes catégories de renseignements personnels.

3.1 Renseignements fournis directement

Lorsque vous communiquez avec Arkonex ou utilisez un formulaire, Arkonex peut recueillir des renseignements comme :

votre nom et vos coordonnées;
le nom de votre organisation;
votre numéro de téléphone;
votre adresse courriel;
le contenu de votre message ou de votre demande;
les renseignements nécessaires pour qualifier votre besoin et orienter votre demande vers le bon service.

L’avis source prévoit aussi la possibilité de catégoriser une demande afin de l’orienter vers le service pertinent.

3.2 Renseignements collectés automatiquement

Lors de la navigation sur le site, Arkonex peut recueillir certains renseignements techniques ou d’usage, par exemple :

l’adresse IP;
le type d’appareil;
le navigateur et le système d’exploitation;
certaines pages consultées;
des informations de session ou de performance du site;
des éléments techniques permettant d’assurer la sécurité, la stabilité et l’amélioration du site.

L’avis source prévoit expressément une section sur les renseignements collectés automatiquement lors de la navigation.

3.3 Renseignements provenant de tiers

Dans certains cas, Arkonex peut recevoir des renseignements de la part de tiers, par exemple :

des fournisseurs techniques utilisés pour l’hébergement, les formulaires ou la sécurité;
des partenaires ou intervenants qui transmettent une demande;
des outils internes de gestion des demandes ou de suivi de relation.

Arkonex ne collecte pas plus de renseignements qu’il n’est nécessaire pour les finalités visées.

4. Finalités d’utilisation

Arkonex utilise les renseignements personnels notamment pour :

répondre aux demandes reçues;
évaluer les besoins exprimés;
orienter une demande vers le ou les services pertinents;
assurer le suivi d’une demande, d’un échange ou d’un mandat;
exploiter, maintenir et sécuriser le site web;
améliorer les services, les formulaires et l’expérience utilisateur;
respecter certaines obligations administratives, contractuelles ou légales.

L’avis maître prévoit que les formulaires peuvent servir à répondre à une demande, évaluer les besoins et orienter la demande vers les services pertinents.

5. Témoins et technologies similaires

Arkonex peut utiliser des témoins de connexion et des technologies similaires pour faire fonctionner le site, en mesurer l’utilisation et améliorer l’expérience utilisateur. L’avis maître prévoit une section dédiée aux témoins, à leurs catégories, au profilage possible et aux choix de gestion.

5.1 Catégories générales de témoins

Selon les outils réellement actifs sur le site, ces témoins peuvent relever notamment des catégories suivantes :

Témoins essentiels : nécessaires au fonctionnement de base du site, à la sécurité, à la soumission des formulaires ou à certaines protections contre les abus;
Témoins de performance et d’analyse : utilisés pour comprendre la fréquentation du site, mesurer certaines pages consultées et améliorer le fonctionnement de la vitrine;
Témoins de fonctionnalité : utilisés, le cas échéant, pour conserver certaines préférences ou améliorer certains comportements de navigation.

5.2 Vos choix

Vous pouvez généralement gérer les témoins :

via une bannière ou un centre de préférences, si présent;
via les paramètres de votre navigateur;
via certains mécanismes offerts par des fournisseurs tiers, lorsque cela s’applique.

Le refus ou le blocage de certains témoins essentiels peut affecter le fonctionnement du site.

Pour plus d’information, consultez la page dédiée aux témoins, si elle est publiée séparément.

6. Communications à des tiers et transferts

Arkonex ne vend pas les renseignements personnels. Elle peut toutefois communiquer certains renseignements à des fournisseurs lorsque cela est nécessaire pour exploiter ses activités, son site ou ses formulaires.

Ces fournisseurs peuvent notamment intervenir pour :

l’hébergement et l’infonuagique;
la messagerie et les outils de collaboration;
les formulaires, l’ERP ou le CRM servant à la gestion des demandes;
la sécurité, l’anti-spam ou la détection d’abus;
certains services professionnels requis selon le contexte.

Les renseignements peuvent être hébergés ou traités au Québec, ailleurs au Canada ou, selon les fournisseurs utilisés, à l’extérieur du Québec et du Canada. Arkonex met en place des mesures contractuelles et organisationnelles visant à protéger les renseignements personnels lors de tels transferts.

7. Sécurité et conservation

Arkonex applique des mesures de protection proportionnelles à la nature des renseignements et aux risques, notamment :

le contrôle des accès selon le besoin de savoir;
des mesures techniques appropriées;
des sauvegardes et pratiques de gestion des vulnérabilités;
des engagements de confidentialité applicables;
des procédures internes en cas d’incident.

Arkonex conserve les renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire aux finalités décrites, puis les détruit, les anonymise ou les archive selon les exigences applicables. Les demandes sans suite peuvent être conservées pendant une période raisonnable pour assurer le suivi, tandis que les dossiers liés à un mandat peuvent être conservés selon la durée du mandat et les obligations applicables.

8. Vos droits

Selon les lois applicables et votre situation, vous pouvez notamment demander :

l’accès à vos renseignements personnels;
la rectification de renseignements inexacts;
le retrait de votre consentement lorsque le traitement repose sur le consentement;
la suppression ou la désindexation dans certains cas;
de l’information sur les catégories de personnes ayant accès à vos renseignements et sur certaines communications effectuées, lorsque cela s’applique.

Certains droits peuvent être limités par la loi ou par certaines obligations de conservation, de confidentialité ou de sécurité.

9. Exercer vos droits, plainte et recours

Pour exercer un droit, poser une question ou transmettre une demande liée à la confidentialité, vous pouvez écrire à :

privacy@arkonex.ca

ou par la poste à :

Arkonex Inc.
1250 Boul. René-Lévesque O, Montreal, Québec, H3B 4W8
Canada

Arkonex peut demander une vérification d’identité raisonnable avant de répondre, afin de protéger la confidentialité des renseignements visés.

Si une insatisfaction persiste après une démarche auprès d’Arkonex, un recours peut exister auprès d’une autorité compétente, notamment :

au Québec : la Commission d’accès à l’information;
au Canada (fédéral) : le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

10. Mise à jour de l’avis

Le présent avis peut être mis à jour pour refléter l’évolution des pratiques d’Arkonex, de ses services ou des exigences applicables. La date de publication figurant en tête de page correspond à la version en vigueur.